Erfassen von Dokumenten, Daten und mehr
windream bietet mit Ascent Capture eine Komplettlösung für die automatisierte Erfassung von Massenbelegen und deren anschließende Übergabe an das Dokumenten-Management-System windream.
Alle Dokumente und Formulare werden zunächst mit Ascent Capture über Scanner erfasst. Das System analysiert in einem anschließenden Bearbeitungsprozess die erfassten Dokumente und generiert aus ihrem Inhalt Indexinformationen, die mit windream verwaltet werden.
Ein so genanntes Freigabemodul übergibt die einzelnen Dokumente an windream. Dabei werden Dokumenttyp und Indexdaten für die weitere Bearbeitung eindeutig zugeordnet. Der vorgesehene Speicherort der erfassten Dokumente kann sowohl das Dokumenten-Management-System windream als auch das windream-Archiv sein.
Stapelverarbeitung
Durch die Formularverarbeitung werden unterschiedliche Dokumente eines gemischten Stapels automatisch identifiziert und klassifiziert. Die aufwändige manuelle Vorbereitung der Papierdokumente wird dadurch vereinfacht. Durch eine Aufteilung des Bearbeitungsprozesses können Dokumentenstapel unabhängig vom eigentlichen Scanprozess an windream übergeben werden. So lassen sich die eingesetzten Scanner durch eine mögliche parallele Bearbeitung effizienter nutzen.
VRS - Virtual ReScan
Die VRS-Technologie ermöglicht eine Dokumentenerfassung ohne manuelle Korrektur der Scannerparameter. Abhängig von der Bildqualität werden die Papierdokumente mit optimalen Scannereinstellungen erfasst. Die Dokumentenanzeige kann während der Validierungsphase beliebig verändert werden, so als ob wiederholt mit veränderten Parametern gescannt würde. Die Kontrolle der erfassten Dokumente kann dezentral an beliebigen Arbeitsplätzen ohne Unterbrechung der Stapelbearbeitung erfolgen. Durch wiederholtes Scannen verursachter Zeitaufwand wird durch den Einsatz der VRS-Technologie eliminiert.
Skalierbar
Die Realisierung einer kostengünstigen Lösung für die Verarbeitung einiger hundert Dokumente am Tag ist mit einer Ascent-Capture- Einzelplatzinstallation und dem DMS windream überhaupt kein Problem. Die Skalierbarkeit gestattet aber auch die Verarbeitung von Tausenden von Dokumenten pro Tag. Die Netzwerkinstallation erlaubt beliebige Arbeitsplatzkombinationen der unterschiedlichen Scan-, Erkennungs-, Validierungsund Freigabemodule.
Primäre Funktionen des Freigabemoduls
Das windream-Freigabemodul bestimmt, wie und mit welchen Indizes die durch Ascent Capture erfassten Dokumente in windream gespeichert werden. Im Wesentlichen sind folgende Aufgaben zu konfigurieren:
- Verknüpfung einer Ascent-Capture-Dokumentenklasse mit einem windream-Dokumenttyp
- Zuordnung der Indizes einer Ascent-Capture-Dokumentenklasse zu den Indizes eines windream-Dokumenttyps
- Auswahl des Ablageordners in windream direkt aus dem Dialog
- Bestimmung des Image-Formats (Dokumente können als TIFF oder als PDF gespeichert werden)
- Übergabe des Volltextanteils.
Damit der Übergabeprozess einwandfrei und automatisch funktioniert, wird durch den Administrator eine Zuordnung der Ascent-Capture-Indexfelder zu den entsprechenden windream-Indizes durchgeführt. Dieser administrative Arbeitsschritt wird mit dem Freigabemodul vollständig durchgeführt. Mögliche Fehlerquellen durch unzulässige Feldverknüpfungen zwischen Ascent Capture und windream können durch einen Validierungsdialog sofort überprüft werden. Dieser Dialog zeigt für jede Feldzuordnung alle Informationen wie Länge, Variablentyp etc. an.
Abschließend wird jeder Ascent-Capture-Dokumentenklasse ein windream-Ablageordner zugewiesen.